Aunque los propietarios de una comunidad tengan claro que quieren un cambio, es habitual que no sepan cómo afrontarlo, y tampoco cuáles son los pasos que deben seguir para sustituir al administrador. ¿Cuál es el procedimiento para cambiar de Administrador de Fincas?

En este artículo te ayudaremos a que sepas qué hacer para cambiar de administrador en tu comunidad:

Pasos previos al cambio de Administrador de Fincas

Es muy aconsejable que, antes de nada, tengas en cuenta los siguientes pasos previos para que no te encuentres con imprevistos durante el proceso:

Conocer el interés general de la comunidad

En las comunidades de propietarios hay muchas opiniones. Quizás haya vecinos que están contentos con la gestión del administrador actual, y otros que no. Por eso, es importante que, de forma previa a cualquier actuación, tengas un mínimo de conocimiento sobre qué piensan sobre el administrador el resto de los propietarios, o al menos una gran parte de ellos. Es la manera de saber que, de cara a una propuesta de cambio, podrías contar con el apoyo de una amplia facción de tus vecinos.

Averigüar si el administrador tiene un contrato suscrito con la comunidad o no

Lo habitual es que la comunidad y el administrador hayan firmado un contrato de prestación de servicios en el que se haya pactado, entre otras cosas, la fecha de efecto del contrato, la duración, la fecha de vencimiento, las posibles prórrogas del contrato, así como el preaviso en caso de rescisión.

Sin embargo, pudiera darse la circunstancia de que la comunidad haya nombrado al Administrador en una junta de propietarios, sin que medie ningún contrato que recoja tanto los derechos como las obligaciones de las partes.

En el caso de que la comunidad tenga suscrito un contrato con el administrador, es importante tener claros los siguientes datos:

• Fecha de efecto del contrato
• Duración
• Prórrogas
• Fecha de vencimiento
• Plazo mínimo del aviso previo de rescisión, antes de que finalice el contrato (o preaviso)
• Penalizaciones en caso de rescisión del contrato con efectos inmediatos (independientemente de cuándo finalice)

Si no hay contrato entre la comunidad y el administrador, será necesario revisar el acta en el que se reflejó el acuerdo de su nombramiento, para conocer cuáles fueron las condiciones de este.

Procedimiento para el cambio de Administrador de Fincas

Propuesta de cese del administrador actual

Lo primero que se debe hacer es proponer el cese del administrador actual.

Se debe solicitar al Presidente la inclusión de un punto en el orden del día en el que se trate este asunto en la próxima junta que se celebre (ya sea ordinaria, o extraordinaria).

Es importante señalar que, en base a lo establecido en el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, cualquier propietario podrá solicitar al Presidente (por escrito) que incluya la propuesta del cese del administrador actual en el orden del día de la siguiente junta que se celebre, y el presidente deberá hacerlo.

Convocatoria de la junta

El presidente, o el 25 % de los propietarios, y/o un número de estos que representen el 25% de las cuotas de participación (art. 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal) deberá convocar la junta de propietarios (ya sea ordinaria, o extraordinaria) para que la comunidad estudie y se pronuncie sobre la propuesta del cese del administrador, y adopte los acuerdos que estime convenientes.

¿Quién debe enviar la convocatoria de junta para tratar el cese del administrador? ¿El presidente, o el administrador?

Esto dependerá de en qué estado se encuentre la relación de la comunidad con el administrador. Es cierto que este trámite no suele ser “plato de buen gusto” para ninguna de las partes. Aun así, pudiera ser que el presidente tenga un trato cordial con el administrador y le solicite que prepare la convocatoria y la envíe. Si este fuera el caso, el administrador deberá atender las indicaciones del presidente y proceder con el envío de la convocatoria.

No obstante, también cabe la posibilidad de que el presidente (o el 25 % de los propietarios, y/o un número de estos que representen el 25% de las cuotas de participación), buzonee la convocatoria, o que la publique en el tablón de anuncios de la comunidad, lo cual tendrá plenos efectos jurídicos (de conformidad con lo establecido en el Art. 9.1.h de la Ley de Propiedad Horizontal).

Adopción del acuerdo de cese del Administrador en junta

Corresponde a la comunidad el cese del administrador, el cual se llevará a cabo mediante la adopción del acuerdo en junta de propietarios, por mayoría.

Llegados a este punto, es importante señalar que el acuerdo del cese del administrador lo puede adoptar la comunidad con efectos inmediatos, o con efecto diferido. En la decisión que adopte la comunidad podrán influir diversos factores como el grado de insatisfacción con el administrador, la relación que tenga la comunidad con él, así como las condiciones de rescisión del contrato del administrador con la comunidad.

Redacción del Acta, y firma del mismo

Los acuerdos adoptados por la comunidad deberán reflejarse en el libro de actas, y deberá contener la siguiente información

1. La fecha y el lugar de celebración.
2. El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
3. Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
4. Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
5. El orden del día de la reunión.
6. Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

El Acta lo podrá redactar el administrador cesado, o en su defecto, el presidente de la comunidad, y deberá cerrarse con sus respectivas firmas al terminar la reunión, o dentro de los diez días naturales siguientes.

Nombramiento y contratación de nuevo administrador

El nombramiento del nuevo administrador puede acordarse en la misma junta de propietarios que se hubiera celebrado para cesar al administrador saliente, o bien en una junta aparte.

En cualquier caso, es conveniente que la comunidad disponga de presupuestos de otros administradores antes de reunirse para acordar el cese de su administrador actual, y, que al menos hayan tenido una entrevista con los candidatos para conocer mínimamente de qué manera trabajan. De esta manera, en el caso de que la comunidad prefiera nombrar al nuevo administrador en una junta de propietarios distinta a la del cese, se conseguirá una mayor agilidad en la elección del profesional, así como que este pueda comenzar su gestión a plenitud de la comunidad cuanto antes.

Traspaso de documentación

El administrador saliente deberá traspasar los datos y la documentación de la comunidad al administrador entrante (contratos, división horizontal, saldos, datos relativos a los propietarios y las propiedades, etc.).

Es aconsejable que la comunidad establezca un plazo máximo de entrega de la documentación al nuevo profesional en el mismo punto del orden del día en el que se haya acordado el cese del administrador.

Si bien pudiera parecer que el cambio de administrador es un proceso complicado, desde Agesco nos ponemos a tu disposición y a la de tu comunidad para que no te preocupes absolutamente de nada, y que el proceso de cambio de administrador sea liviano y sin estrés.

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